Księga kancelaryjna
Rejestracja pism wychodzących i przychodzących. Błyskawiczne wyszukiwanie dokumentów i wiązanie ich z projektami, klientami i kontrahentami. Korespondencja drukowana seryjnie i wysyłana bez konieczności przybijania pieczątki. Księga kancelaryjna w wersji cyfrowej pomoże Ci sprawniej zarządzać firmową korespondencją.
Realia przed
- Ręczne wpisywanie informacji do księgi kancelaryjnej
- Fizyczne przekazywanie pism do odpowiednich osób
- Tomy zapisane lakonicznymi, robionymi w pośpiechu, treściami
- Księga kancelaryjna posiada „podksięgi” – dedykowane poszczególnym operatorom książki / segregatory nadawcze
- Nie ma jednego rejestru łączącego wszystkie rodzaje kosztów pism wychodzących
- Kserowane są kopie dokumentów, oryginały trafiają do segregatorów, a kopie w kolejnych kopiach kopii krążą po firmie
- W razie pomyłki nie jest możliwa korekta ad hoc
- Sekretarka stoi na poczcie w oczekiwaniu na podbicie pieczątką przesyłek oraz książki pocztowej z pocztą wychodzącą
Realia po
- Wiesz kto, kiedy i co nadał bądź odebrał
- Nie potrzebujesz dodatkowych rejestrów
- Dane korespondencyjne zasysają się automatycznie
- Niczego nie wypisujesz ręcznie
- Wiesz, kto przygotował przesyłkę, ponieważ w systemie widać każdego operatora modyfikującego
- Możesz rozparcelowywać przesyłki pod poszczególne spółki w grupie bądź oddziały firmy
Platforma Connecto pomaga w uporządkowaniu i przyporządkowaniu do poszczególnych projektów oraz odpowiedzialnych za nie pracowników korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Potrafimy ją skonfigurować idealnie z Twoimi wymaganiami i przyjętym systemem pracy, niezależnie od tego, ile oddziałów bądź spółek w grupie obsługuje sekretariat.
Księga kancelaryjna może być podzielona na dwie osobne księgi – rejestr pism przychodzących oraz korespondencję wychodzącą. Zasady jej dokumentowania zazwyczaj określa regulamin organizacyjny, precyzujący obieg dokumentów, a system elektronicznego obiegu dokumentów w Platformie Connecto potrafi zmienić go w szybkie i skuteczne narzędzie do zarządzania całością korespondencji.
Księga kancelaryjna od Connecto
Poczta przychodząca i wychodząca w Platformie Connecto
Może funkcjonować w dwóch odrębnych rejestrach lub jako jedno, wspólne zestawienie, w którym zaznaczasz z listy PW / PP, czy dane pismo jest pismem wychodzącym czy przychodzącym. Katalog pism może być prowadzony w wątkach tematycznych powiązanych z kontrahentami i prowadzoną korespondencją.
Sprawne wyszukiwanie korespondencji
Dzięki Platformie Connecto szybko odszukasz pismo, którego potrzebujesz. Odnajdziesz jego ścieżkę wędrówki po firmie, sprawdzisz status sprawy. Pisma możesz wyszukiwać po Nadawcy / Odbiorcy / Dacie / Kontrahencie bądź kliencie / Sprawie jakiej dotyczy / Projekcie, z którym jest związane / Załączniku jaki zawiera. Masz też wgląd w wątek korespondencji, która jest z nim związana.
Automatyzacja wydruku kopert i nadruku pocztowego
System umożliwia tworzenie korespondencji seryjnej oraz automatyczny druk kopert DL bądź C5 wraz z logo firmy oraz oznaczeniem PRIORYTET (na podstawie zawartej z PP umowy). Pozwala na wpisanie daty powrotu zwrotki w przypadku korespondencji wysyłanej za potwierdzeniem odbioru (póki nie wróci zwrotka, nadawca widzi, że korespondencja jest w buforze).
Jeden system obsługujący korespondencję w grupie spółek
Jeśli Twoje spółki tworzą grupę, moduł kancelaria na Platformie Connecto pozwala obsługiwać Ci całą korespondencję. W jednej bazie danych segregujesz i porządkujesz dokumenty przychodzące i wychodzące, wiążąc je z daną spółką i prowadzoną sprawą oraz klientami/kontrahentami.
Obieg korespondencji i jego zalety
Błyskawicznie nadajesz numer korespondencji przychodzącej i wychodzące
Wszystkie dane trzymasz w jednym, zintegrowanym rejestrze
Porządkujesz i sortujesz korespondencję zgodnie z projektami, kontrahentami oraz nadawcami/adresatami
Minimalizujesz ryzyko popełnienia błędów w opisie
Automatyzujesz uzupełnianie danych korespondencyjnych
Na bieżąco weryfikujesz koszty ponoszonej korespondencji
Jesteś zainteresowany rozwiązaniem dla sekretariatu? Wypełnij poniższy formularz, a nasi specjaliści skontaktują się z Tobą najszybciej, jak to możliwe.