Faktura kosztowa
Automatyzacja obiegu faktur kosztowych według ustalonych ścieżek i sposobu akceptacji potrafi zmienić jakość pracy w firmie. Dzięki systemowi informatycznemu masz wgląd w pełny obieg dokumentu – wiesz, co dzieje się z nim w danej chwili.
Kontrolujesz, z jakim planem wydatkowania jest związany i którego z obszarów działań firmy bądź realizowanych projektów dotyczy. Zapewne wiesz, jak działa firma bez cyfrowej ścieżki obiegu dokumentów. Poniżej możesz sprawdzić, co zmieni się po wdrożeniu elektronicznej faktury kosztowej.
Realia przed
- faktury fruwają po różnych biurkach, na niektórych się piętrzą
- „wydzieranie z gardeł”, czyli codzienne awantury o brak zatwierdzenia, podpisu, przetrzymanie, zagubienie etc.
- rozproszone rejestry – każdy pracownik dla własnego bezpieczeństwa prowadzi własny budżet oraz własny rejestr, kiedy opisywał i komu przekazał dany dokument
- brak możliwości bieżącego analizowania kosztów
… a co, jeśli gwarancja, na usługę, którą wykonujemy u klienta, wynosi 60 miesięcy i w tym czasie powinniśmy mieć wgląd we wszystkie faktury?
Realia po
- brak dokumentów w wersji papierowej
- pełny wgląd w obieg dokumentu – kto kiedy go weryfikuje, opisuje i zatwierdza
- Jeden wspólny rejestr dokumentów, dostępny dla pracowników zgodnie z uprawnieniami (nie wszyscy widzą wszystko)
- możliwość bieżącego analizowania kosztów
Platforma Connecto mapuje procesy obiegu dokumentów i danych w przedsiębiorstwach i zamienia je w narzędzia informatyczne, by usprawnić i ułatwić procesy w firmie. Potrafimy dostosować ją do potrzeb każdego biznesu. Personalizujemy rozwiązania i programujemy je indywidualnie, zawsze we współpracy z klientem.
Obieg faktury kosztowej od Connecto
Obieg faktury w Platformie Connecto
Obieg faktury kosztowej w Platformie Connecto to wygodne środowisko pracy dla wszystkich pracowników związanych z dekretacją i akceptacją wydatków w firmie.
Cyfrowa ścieżka dla faktury zostaje ustalona w czasie analizy przedwdrożeniowej przez naszych konsultantów zgodnie z regułami obowiązującymi w danej firmie (może istnieć wiele wariantów, w zależności od miejsca wytworzenia kosztu, kwoty granicznej dla akceptacji albo etapu i sposobu weryfikacji).
Obieg faktury kosztowej i jej zalety
Błyskawicznie nadajesz bieg sprawom księgowy
Zyskujesz jeden, wspólny rejestr dostępny dla pracowników zgodnie z nadanymi uprawnieniami (nie wszyscy widzą wszystko). Panujesz nad przepływami pieniężnymi, ponieważ faktury nie giną.
Analizujesz koszty bieżące względem planów
Minimalizujesz ryzyko błędu w opisie
Płynnie rozliczasz faktury zgodnie z utworzonymi regułami (np. ustalony mechanizm obiegu FV do 2000 zł ma krótszą ścieżkę niż obieg FV powyżej 2000 zł, ponieważ wymaga jedynie zatwierdzenia zgodności kosztu przez kierownika zarządzającego budżetem, do którego FV jest przypisana).
Automatyzujesz – uzupełnianie danych księgowych i budżetowych
Weryfikujesz faktury względem zamówień i umów
Jesteś zainteresowany rozwiązaniem dla faktury kosztowej? Wypełnij poniższy formularz, a nasi specjaliści skontaktują się z Tobą najszybciej, jak to możliwe.
Sekretarka loguje się do Platformy Connecto, by dodać fakturę kosztową. W tym celu wybiera zakładkę “zadania”, “faktury kosztowe”, dodaj nową “fakturę kosztową”. Dodaje dokument z dysku swojego komputera, jednak alternatywnie może też zeskanować go i dopiero dodać do systemu.
Obieg faktury kosztowej w Platforma Connecto
Aby przyśpieszyć pracę korzysta z wbudowanego silnika OCR, który służy do automatycznego odczytywania dokumentów, w tym przypadku faktury kosztowej. OCR uzupełnia pola: numer obcy, kontrahenta na podstawie NIPu sprzedawcy, datę wpływu, formę i termin płatności, wartości brutto oraz netto.
Kolejny krok to dodanie pozycji na fakturę, w taki sposób, jaki ma być uzupełniony w rejestrze VAT. Uzupełnia tylko pole opis i wartość netto, ponieważ na podstawie stawki wylicza się vat oraz wartość brutto. Sekretarka przekazuje dokument do rozpisania pod budżety, wybierając z listy użytkowników Darka Kierownika.
Obieg faktury kosztowej – akceptacja kierownika
Kierownik odbiera dokument klikając w powiadomienie, co uruchamia formularz faktury kosztowej. Po zapoznaniu się z treścią faktury może przekazać ją dalej, np w przypadku, gdy nie będzie odpowiednim adresatem. Może też rozliczyć ją względem budżetów.
Użytkownik decyduje się podjąć fakturę kosztową, co odblokowuje możliwość rozliczania budżetów. Dodaje nową pozycję rozliczeniową, wybierając budżet zadaniowy. Z listy aktywnych zadań zaznacza temat “budowa drogi DK74”, a następnie pozycje budżetową “materiały”. Uzupełnia kolumnę “wartość rozliczenia” wpisując kwotę pięciu tysięcy złotych, a następnie opisuje rozliczenie jako kruszywo na budowę drogi.
Faktura jest w pełni rozliczona, o czym informuje pole “pozostało do rozliczenia” wskazujące 0 złotych. Kierownik, zgodzie z funkcjonującym schematem obiegu dokumentu, przesyła fakturę do swojego przełożonego w celu akceptacji poniesionych kosztów.
Odbiór faktury kosztowej przez dyrektora
Dyrektor loguje się do Platformy Connecto i odbiera dokument od kierownika Mając wgląd do skanu faktury sprawdza, w jaki sposób została ona rozliczona. Następnie akceptuje ją i przesyła do księgowości.
Przekazanie dokumentu przez dyrektora do księgowej
Księgowa loguje się do Platformy Connecto i odbiera dokument od dyrektora. Na formularzu pojawiły się dodatkowe pola, które zmieniać może tylko księgowa. Uzupełnia ona rejestr VAT oraz kategorię, czyli miejsce powstania kosztu, zarówno dla całego dokumentu, jak i dla pozycji. Na zakładce obieg dokumentów widoczna jest cała ścieżka przebiegu faktury kosztowej.
Faktura została zarejestrowana przez Martę Sekretarkę, przekazana do Darka Kierownika, który podjął ją na etap dekretacja. Następnie przekazał fakturę do Artura Dyrektora w celu akceptacji, zaś ten przesłał dokument do Justyny Księgowej na etap księgowość.
Ostatnim krokiem jest przesłanie dokumentu do zintegrowanego z Platformą Connecto oprogramowania księgowego. W prezentowanym przypadku jest to system Comarch ERP Optima. Księgowa używa przycisku przenieść do systemu ERP, co rozpoczyna procedurę integracji danych. Jeśli wszystko przebiegnie pomyślnie, faktura zniknie z ekranu.