Przygotuj firmę na Krajowy System e-Faktur i nadchodzące zmiany w przepisach

KSeF wpłynie na działalność biznesową każdego podmiotu gospodarczego w wymiarze technicznym podatkowym i procesowym. Dlatego ważne jest, aby odpowiednio przygotować firmę i pracowników do zmian poprzez integrację systemów księgowych z KSeF, obligatoryjne poszerzenie dostępu Ministerstwa Finansów do danych przedsiębiorstwa, dostosowanie obiegu dokumentów – zwłaszcza procesów wystawiania faktur sprzedażowych, księgowania faktur sprzedażowych oraz posługiwania się fakturami do celów wewnętrznych.

Jak przygotować się do nadchodzących zmian?

Poznaj nasze sposoby na zarządzanie fakturami firmowymi. Od 17 lat zajmujemy się usprawnianiem pracy przedsiębiorców w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów, w tym faktur, a także konfigurujemy i  wdrażamy systemy do zarządzania księgowością i kadrami.

Jeśli posiadasz narzędzia informatyczne do elektronicznego obiegu dokumentów i zarządzania dokumentami księgowymi, nasi konsultanci sprawdzą, czy sposób elektronicznego fakturowania, z którego korzysta Twoja firma, jest zgodny ze strukturą logiczną e-faktury, a także zapewnią niezbędne integracje między systemami.Jeśli nie korzystasz z żadnych systemów do elektronicznego fakturowania, nasi konsultanci zaproponują Ci rozwiązanie dopasowane do wielkości, potrzeb i budżetu, a następnie wdrożą je i przeszkolą użytkowników.

Chcesz przygotować firmę do korzystania e-Faktury?

Co to jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana, inaczej e-Faktura (bądź u-Faktura) to elektroniczny dokument sprzedaży, który zawiera określone w przepisach dane oraz uporządkowaną strukturę. Wystawiana jest w formacie xml zgodnym ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1), która została opublikowana w Centralnym Repozytorium Wzoru Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP (vide: https://www.podatki.gov.pl/vat/wyjasnienia/wzor-e-faktury-udostepniony-na-epuap/)

Format pliku pozwala na właściwe odczytywanie i przetwarzanie informacji zawartych na fakturze – daty sprzedaży, daty wystawienia, danych kontrahenta, kwoty, podatku, etc. Jednocześnie zakres informacji e-Faktury jest znacznie szerszy niż zakres danych raportowanych dotychczas w JPK_VAT, JPK_V7M, JPK_FA.

Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny do uwierzytelniania, wystawiania, odbierania, przeglądania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Stanie się systemem obligatoryjnym dla każdego przedsiębiorcy już w roku 2024. Aktualnie opiera się na zasadzie dobrowolności.

System wykorzystywany jest do oznaczania faktur specjalnym numerem identyfikacyjnym, a organom podatkowym umożliwia  weryfikowanie poprawności danych z faktur realizowane w czasie rzeczywistym.

Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076) oraz Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83)

 Jak będzie działać KSeF?

Wysyłanie i odbieranie e-Faktur może odbywać się:

1. Za pomocą platformy KSeF, udostępnionej przedsiębiorcom przez Ministerstwo Finansów. Aktualnie dostępna jest wersja produkcyjna oraz wersja testowa i przedprodukcyjna. Więcej: https://www.podatki.gov.pl/ksef/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/
   UWAGA: każda faktura, jaka zostanie wystawiona w środowisku produkcyjnym i przesłana do KSeF jest dokumentem, który został wprowadzony do obiegu prawnego!
2. W systemie, z którego korzysta przedsiębiorca pod warunkiem zintegrowania z API KSeF. Ważne, aby struktura generowanych faktur była zgodna z oficjalnym wzorem faktury ustrukturyzowanej, a pola nieobligatoryjne były zgodne z praktyką biznesową i wymaganiami kontrolnymi Ministerstwa Finansów.

Dlaczego warto korzystać z elektronicznego obiegu faktur?

• szybsze przetwarzanie danych ze względu na cyfrowy, zautomatyzowany sposób rejestrowania i przekazywania faktur, poszerzenie zakresu elektronicznego obiegu dokumentów
• poprawa cashflow dzięki gwarancji otrzymania faktury oraz monitoringowi terminu płatności
• oszczędność czasu i pieniędzy, ze względu na brak konieczności wykorzystywania (zazwyczaj odpłatnego) mechanizmu OCR do zczytywania faktur elektronicznych
• pełna kontrola nad dokumentami księgowymi – archiwizacja faktur odbywa się w systemie KSeF, będą one tam dostępne przez 10 lat
• samofakturowanie, tj. możliwość wystawiania faktur przez nabywcę w imieniu i na rzecz sprzedawcy (sprzedawca będzie mógł nadawać nabywcom uprawnienia do samofakturowania w KSeF)

Etapy wprowadzania KSeF

2021 / październik – grudzień: pilotaż prowadzony przez Ministerstwo Finansów. Podatnikom udostępnione zostało środowisko testowe KSeF. Jeśli chcesz przetestować – wejdź na stronę https://www.podatki.gov.pl/ksef/strefa-testowa-ksef/

2022 / styczeń: KSeF jest rozwiązaniem dobrowolnym, podatnicy mają możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur

2024 / lipiec: fakturowanie elektroniczne w ramach KSeF stanie się w Polsce obligatoryjne (pierwotnie zakładano, iż obowiązek KSeF wejdzie w życie z dniem 1 kwietnia 2023 r.)

Kto będzie miał obowiązek korzystania z KSeF?

• przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami podatku VAT
• przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT
• podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP

Nie korzystasz jeszcze z KSeF?

Pomożemy Ci przygotować się na zmianę. Niezależnie od tego, czy otrzymujesz faktury papierowe, czy elektroniczne, i czy Twoimi kontrahentami są przedsiębiorcy polscy, zagraniczni czy też należący do sektora publicznego, przygotujemy Twój Dział Księgowości na nadchodzące zmiany.

Pamiętaj, że dostosowanie firmy do nowych wymogów wiąże się z przystosowaniem zaplecza technologicznego, tj. zmianami w systemie finansowo-księgowym już istniejącym lub wprowadzeniem nowych narzędzi, a także z wprowadzeniem nowych ścieżek workflow, określeniem nowych procedur, przeszkoleniem pracowników i merytoryczną weryfikacją danych, jakie będą przekazywane w formie e-Faktur organom kontrolującym.

Zwróć uwagę, że ze względu na szeroki zakres raportowania oraz nie do końca określone wymagania w zakresie wypełniania pól nieobowiązkowych, może pojawić się konieczność dodatkowego gromadzenia i prezentacji danych firmowych. Niektóre elementy dobrowolne w ramach struktury logicznej e-Faktury mogą się w Twojej firmie okazać obowiązkowe ze względu na praktykę biznesową charakterystyczną dla działalności jaką prowadzisz. Zaplanuj na to wystarczająco dużo czasu.

Jeśli aktualnie korzystasz z załączników w postaci zewnętrznych plików do faktur, pamiętaj że w KSeF nie będzie to możliwe. Wszelkie dodatkowe informacje – np. protokoły czy specyfikacje towarowe – będą musiały wędrować odrębnym obiegiem, poza systemem KSeF. System nie będzie umożliwiał powiązania e-Faktury z odrębnym plikiem.

Jeśli jednocześnie wystawisz fakturę w systemie księgowym przedsiębiorstwa oraz w KSeF, podatek VAT zostanie naliczony za obie faktury. Dowiedz się, jak uniknąć takiej sytuacji.

Schemat e-Faktury

Schemat e-Faktury zawiera pola opcjonalne, które nie będą miały wpływu na walidację dokumentu, jednak część z nich będzie wymagana przez kontrolerów od strony merytorycznej czy biznesowej. Dlatego na etapie przygotowania wdrożenia bardzo ważna jest identyfikacja i klasyfikacja pól opcjonalnych. Ewentualne błędy skutkować będą odrzuceniem e-Faktury przez system. Struktura wzorcowa zawiera pola fakultatywne, które stają się obligatoryjnymi po wypełnieniu odpowiednich węzłów (sekwencji) i będą musiały zostać uzupełnione dla skutecznego przekazania pliku faktury do systemu.

KSeF nie będzie weryfikował błędów rachunkowych w fakturach, co oznacza, że możliwe będzie wystawianie e-Faktur z błędami merytorycznymi, a wtedy niezbędne stanie się wystawianie faktury korygującej. Należy zatem zadbać o stworzenie mechanizmów weryfikujących poprawność wystawionej faktury przed wysłaniem ich do KSeF – ograniczy to ryzyko kontroli ze względu na spływające do systemu nieprawidłowości.

System nie będzie umożliwiał wycofania raz złożonej e-Faktury. Możliwe będzie jedynie wystawienie faktury korygującej (np. do wartości 0).

KSeF umożliwia masowe pobieranie e-Faktur, jednak jest ono dostępne jedynie w formacie xml. Dla plików PDF z widokiem faktury niezbędne jest dodatkowe narzędzie, poza standardem KSeF. Jest to ważne ze względu na wymóg archiwizacji faktur.

Kontrahent nie będzie miał obowiązku informowania o tym, że wystawił e-Fakturę w systemie KSeF. Obowiązek bieżącej weryfikacji ciąży na odbiorcy faktury (nabywcy). Faktury zakupowe w imieniu przedsiębiorstwa będzie mógł pobierać podmiot uprawniony – np. pracownik bądź biuro rachunkowe. Dostępy do systemu KSeF będą określane z poziomu przedsiębiorcy. Możliwe będzie ograniczenie roli użytkownika. Podobno możliwy będzie „anonimowy” dostęp do widoku faktury za pośrednictwem linku.

Uwaga! Najprawdopodobniej wprowadzone zostaną kary za niewystawienie faktury w KSeF: 100% podatku VAT na fakturze lub 18,7% kwoty faktury bez podatku, nie mniej niż 1000 PLN za sztukę

Co możesz zrobić, aby samodzienie wdrożyć KSeF w firmie?

1. Oceń, na ile złożone i skomplikowane będzie wdrożenie obsługi e-Faktur, ilu działów w Twojej firmie dotknie, jakie to będą działy.
2. Sprawdż, jakie typy dokumentów występują w jakim wolumenie oraz jaka jest skala anulacji i korekt faktur.
3. Zweryfikuj informacje przekazywane w załącznikach do faktur oraz określ, jaką specyfikę danych masz zwyczajowo ustaloną z kontrahentami na fakturach.
4. Okreśy jak stosujesz w praktyce procedury wewnętrznego obiegu dokumentów oraz realizowania rozliczeń podatkowych.
5. Zastanów się, którzy pracownicy powinni zostać zaangażowani we wdrożenie zasad e-Faktur (np. dział IT, specjaliści od systemów księgowo-rozliczeniowych, specjaliści od systemów ERP, osoby odpowiedzialne za relacje z kontrahentami).
6. Zmapuj dane pomiędzy schematem e-Faktury a gromadzonymi przez firmę informacjami na temat realizowanych transakcji.
7. Skontaktuj się z kontrahentami i wypracuj stosowne warunki w zakresie przejścia na e-Faktury.

Albo…