Jak uporządkować dokumenty w firmie?

Nasze rodzime, polskie firmy ciągle rosną. Obok obrotów i ilości zatrudnionych pracowników, wzrasta również ilość dokumentów generowanych przez procesy biznesowe realizowane w firmie. Polscy przedsiębiorcy poszukują sposobu na uporządkowanie dokumentów. Wielu z nich decyduje się na wdrożenie nowoczesnego systemu do zarządzania elektronicznym obiegiem i archiwizacji dokumentów. Przeczytaj ten artykuł aby dowiedzieć się w jaki sposób systemy typu DMS porządkują dokumenty w firmie.

Zastanawiasz się w jaki sposób uporządkować dokumenty w firmie? Papierologia tworzona jest przez twoich pracowników jak i kontrahentów, urzędy i organizacje współpracujące z twoją firmą? Doskonałym rozwiązaniem problemu zwiększającej się ilości dokumentów w firmie jest wdrożenie oprogramowania, które przeniesie wszystkie pisma i formularze do świata cyfrowego. Sztandarowym przykładem takiego narzędzia, jest system Connecto DMS polskiego producenta, firmy Connecto.

Jak uporządkować dokumenty w firmie

Wdrożenie rozwiązania DMS polega na zmapowaniu wszystkich lub wybranych procesów biznesowych do systemu informatycznego. Na kompletnie zmapowany proces składają się następujące elementy:

• Formularze dokumentów – specjalny konfigurator pozwala zaprojektować formatkę dokumentu zawierającą pola tekstowe, liczbowe, dat, listy rozwijane, tabele, przyciski i wiele więcej. Wszystko zgodnie z wymaganiami klienta
• Ścieżki ich obiegu – każdy dokument porusza się po firmie zgodnie z zaprojektowaną ścieżką workflow. Może być ona wielowariantowa i zależna od różnych zmiennych i parametrów podanych przez użytkownika. Wdrożenie ścieżek obiegu dokumentów zapewnia rzetelne i zgodne z procedurami realizowanie procesów biznesowych przez użytkowników.

• Automatyzacja i oprogramowanie funkcji specjalnych – niemal każde zdarzenie i zadanie w systemie może zostać oprogramowane lub zautomatyzowane. Prostym przykładem może być wyliczenie wartości pola w oparciu o dane z innych obszarów systemu, a bardziej skomplikowanym – wdrożeniem elektronicznego systemu akceptowania faktur lub urlopów w oparciu o możliwości modułu elektronicznego obiegu dokumentacji Connecto DMS.
• Szablony wydruków – do każdego dokumentu można przypisać szereg szablonów wydruków, które umożliwią przeniesienie informacji z bazy danych na papier lub do pliku PDF. Wbudowane narzędzie do projektowania wydruków sprawdzi się zarówno w małej firmie jak i dużej korporacji.
• Raporty – dane generowane w trakcie realizacji procesów biznesowych mogą zostać przedstawione w czytelnej formie graficznej za pomocą tabel przestawnych, grafów lub wykresów. Za funkcje te odpowiada moduł raportowania business intelligence.

Porządkowanie dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów nie tylko usprawnia porządkowanie dokumentów, a wręcz przenosi je na kolejny poziom. Po zakończeniu wdrożenia, każdy pracownik, zgodnie ze swoimi uprawnieniami, może uzyskać dostęp do każdego dokumentu firmowego z dowolnego miejsca na ziemi.

Wyszukiwanie informacji staje się proste i intuicyjne dzięki zaawansowanym funkcjom filtrującym i przeszukującym. Znalezienie wszystkich faktur z czerwca dotyczących pewnego projektu, powyżej tysiąca złotych od konkretnego kontrahenta zajmie nawet mało doświadczonemu pracownikowi mniej niż minutę.

Przechowywanie i archiwizacja dokumentów w przedsiębiorstwie

System DMS od Connecto usprawnia przechowywanie i archiwizację dokumentów w przedsiębiorstwie. W przypadku wielu dokumentów, które dotychczas generowane były wewnątrz organizacji, znika obowiązek drukowania ich na papierze. Jest to ogromna oszczędność nie tylko papieru ale i miejsca na zarchiwizowane wersje dokumentów.

Dokumenty przesyłane przez kontrahentów od tej pory będą skanowane i obsługiwane w systemie w formie elektronicznej, zaś ich oryginały trafią bezpośrednio do archiwum firmowego. Koniec z nerwowym przeszukiwaniem segregatorów w poszukiwaniu ważnego pisma, a następnie wielokrotnym kserowaniem aby dostarczyć kopię do każdego z zainteresowanych pracowników.

Demo oprogramowania do uporządkowania dokumentów

Jeżeli jesteś zainteresowany demo oprogramowania do uporządkowania dokumentów w firmie, zostaw swoje dane kontaktowe w formularzu kontaktowym poniżej tego artykułu. W ciągu kilku dni skontaktuje się z Tobą konsultant firmy Connecto w celu uzgodnienia terminu prezentacji demonstracyjnej systemu do elektronicznego obiegu dokumentów Connecto DMS. Spotkanie jest całkowicie darmowe i może odbyć się zdalnie – przez internet lub osobiście – w siedzibie Twojej firmy lub w jednym z oddziałów Grupy Connecto.