Sposób na przechowywanie dokumentacji firmowej w systemie IT

Możliwość tworzenia ważnych dokumentów w formie cyfrowej jest niezwykle wygodna, ale też wiąże się z wieloma zagrożeniami. Digitalne dane także mogą zostać zgubione, przypadkiem usunięte czy nawet udostępnione osobom niepowołanym. Z tego względu trzeba zadbać o ich odpowiednią organizację i zabezpieczenie. Przedstawiamy najlepszy sposób na przechowywanie dokumentacji firmowej w systemie IT!

Prowadzenie nawet niewielkiego przedsiębiorstwa wiąże się z dużą liczbą formalności. Wiele dokumentów należy przechowywać przez ustawowo określony czas. Inne są po prostu na bieżąco niezbędne do sprawnego działania firmy. Ich odpowiednie archiwizowanie jest więc niezwykle ważną kwestią. Dowiedz się, jak można zadbać o to w najbardziej profesjonalny sposób!

Sposób na przechowywanie dokumentacji firmowej w systemie IT

Przechowywanie dokumentacji wiąże się nie tylko z gromadzeniem i zabezpieczeniem określonych danych, ale też ich systematyzacją oraz udostępnianiem. Zawarte w nich informacje są zwykle niezwykle ważne, dlaczego często się z nich korzysta. Im jest ich więcej, tym trudnej jest nad nimi zapanować. Z tego względu system DMS to zdecydowanie najbardziej profesjonalny sposób na przechowywanie dokumentacji firmowej w systemie IT.

Platforma tego typu umożliwia szybką, uporządkowaną i bezpieczną wymianę oraz archiwizację danych. Dzięki niej poszczególni pracownicy, kontrahenci oraz klienci mają w każdej chwili dostęp do niezbędnych dokumentów. Usprawnia to pracę, a także minimalizuje ryzyko pomyłek czy innych zakłóceń. DMS Connecto zawiera też wiele dodatkowych, niezwykle przydatnych modułów. Taki system jest więc świetnym sposobem na przechowywanie dokumentacji firmowej w systemie IT.

Przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej

Krążące po firmie umowy, faktury i inne papiery współcześnie najczęściej mają formę digitalną. By je przekazać wystarczy kilka kliknięć – nie trzeba ich wysyłać pocztą czy dostarczać ręcznie. Szybka wymiana jest równie ważna, jak przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej. Przekazane dane są zwykle przecież udostępnione, a nie oddane. Sprawdzony system DMS chroni przedsiębiorstwo przed chaosem i szumem informacyjnym. Elektroniczny obieg dokumentów zapewnia błyskawiczny dostęp do niezbędnych danych.

Przy tym je zabezpiecza przed zgubieniem czy usunięciem, a także pozwala nadzorować, kto ma do nich wgląd. W ten sposób oszczędza się wiele czasu oraz papieru! Niezwykle przydatną funkcją systemu jest też obieg faktur. Ułatwia szybkie przekazywanie tych ważnych dokumentów. Nie dopuszcza też do pominięcia jakiegoś rachunku, niezrealizowania go czy po prostu zgubienia. Dzięki temu można uniknąć wielu nieporozumień i kłopotów.

Archiwizowanie dokumentów w systemie informatycznym

Szafy wypełnione po brzegi grubymi segregatorami są coraz rzadszym widokiem w przedsiębiorstwach. Archiwizowanie dokumentów w systemie informatycznym jest wygodniejsze, łatwiejsze, a także bardziej praktyczne i ekologiczne. By znaleźć niezbędny druk nie trzeba wertować setek papierów – wystarczy skorzystać z wygodnej wyszukiwarki.

Co więcej, nie trzeba specjalnie ubiegać się np. o pozwolenie na wgląd w dokumenty. Każdy pracownik ma ściśle określony zakres, do którego ma dostęp. Dzięki temu w każdej chwili może swobodnie uzyskać niezbędne informacje. Przy tym osoby przełożone mogą sprawdzić, kto przeglądał konkretne dane i kiedy zapoznał się z ich treścią.

Archiwizacja dokumentów z systemem DMS dynamizuje pracę w przedsiębiorstwie. Pozwala zaoszczędzić sporo czasu, a także miejsca! Przy tym wszystkie przechowywane informacje są idealnie posegregowane oraz zabezpieczone. Dzięki archiwizowaniu dokumentów w systemie informatycznym można zaprowadzić profesjonalny ład i porządek, co bezpośrednio przełoży się na funkcjonowanie firmy.

Zapytaj o system do przechowywania dokumentacji firmowej

Każda firma na poziomie powinna wyróżniać się świetną organizacją i poważnym podejściem do formalności. Chcesz zainwestować w profesjonalny system DMS dla swojego przedsiębiorstwa? Zapytaj o system do przechowywania dokumentacji firmowej! Zadzwoń na numer 32 263 00 00  lub wypełnij formularz kontaktowy! Nasz konsultant skontaktuje się z Tobą, by ustalić termin spotkania on-line. Wtedy poznasz wersję demonstracyjną systemu i wszystkie najważniejsze informacje. Prezentacja jest zupełnie bezpłatna!