E-Doręczenia – czym są i od kiedy będą aktywne?
Powszechna digitalizacja sprawia, że wysyłanie dokumentów drogą pocztową wydaje się być reliktem przeszłości. W związku z tym stworzono rozwiązanie, które pozwala w szybszy, wygodniejszy i bezpieczniejszy sposób przekazywać takie przesyłki w formie elektronicznej.W tym wpisie wyjaśniamy, czym są e-Doręczenia oraz od kiedy korzystanie z nich jest obowiązkowe!
E-Doręczenia – co to jest?
E-Doręczenia to nowoczesna usługa, która stanowi elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki niej podmioty publiczne, firmy oraz osoby prywatne mogą w znacznie wygodniejszy i bezpieczniejszy sposób dopełniać rozmaite formalności.
Docelowo wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorcy oraz reprezentanci zawodów zaufania publicznego są zobowiązane do założenia adresu do doręczeń elektronicznych oraz prowadzenia korespondencji za pośrednictwem e-Doręczeń (podstawę prawną stanowią rozporządzenie UE eIDAS i ustawa o doręczeniach elektronicznych UoDE).
Od kiedy działają e-Doręczenia?
Obowiązek korzystania z e-Doręczeń został nałożony na wszystkie podmioty publiczne oraz firmy rejestrowane w KRS i CEiDG. Jest on wprowadzany stopniowo, według ustalonego harmonogramu.
| PODMIOTY PUBLICZNE | |
| Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 1 ustawy). | Od 01.01.2025 r. |
| Inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 2 ustawy). | |
| Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (art. 155 ust. 3 ustawy). | |
| Narodowy Fundusz Zdrowia (art. 155 ust. 4 ustawy). | |
| Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych (art. 155 ust. 5 ustawy). | |
| Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (art. 155 ust. 6 ustawy). | |
| Inne podmioty publiczne (art. 155 ust. 9 ustawy). | Od 01.01.2025 r. |
| Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej (art. 155 ust. 6 ustawy). | Od 01.10.2029 r. |
| Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna (art. 155 ust. 7 ustawy). | |
| PODMIOTY NIEPUBLICZNE | |
Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego:
|
Od 01.01.2025 r. |
| Podmioty niepubliczne rejestrujące się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) od 1 stycznia 2025 r. (art. 9 ust. 1 pkt 1 – 8, art. 155 ust. 10 oraz art. 166 pkt 5 ustawy). | |
| Podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r. (art. 151 ust. 1 ustawy). | Od 01.04.2025 r. |
| Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) (art. 152 ust. 1 ustawy). | Od 01.01.2025 r. |
| Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r. (art. 152 ust. 2 ustawy) | Od 01.07.2025 r. |
| Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. (art. 152 ust. 3 ustawy) | Od 01.10.2026 r. |
Aplikacja e-Doręczenia
Aplikacja e-Doręczenia jest przejrzysta i intuicyjna w obsłudze. Aby uruchomić elektroniczną skrzynkę, należy wykonać kilka prostych kroków:
Krok 1: Wypełnienie i złożenie wniosku o adres do e-Doręczeń przez portal edoreczenia.gov.pl lub mObywatel.gov.pl (wniosek musi być podpisany elektronicznie przez profil zaufany, e-dowód lub podpis kwalifikowany).
Krok 2: Aktywacja skrzynki po zalogowaniu się na mObywatel.gov.pl lub edoreczenia.gov.pl – w zakładce „Twoje skrzynki” wystarczy kliknąć przycisk „Aktywuj skrzynkę” oraz podać adres e-mail do powiadomień, a na koniec kliknąć „Aktywuj”.
Dlaczego skrzynka do e-Doręczeń jest lepszą alternatywą dla tradycyjnych listów poleconych? Korzystanie z tej usługi ma wiele zalet:
- można wysyłać i odbierać dokumenty w formie elektronicznej o dowolnej porze, z dowolnego miejsca;
- dzięki możliwości zarządzania dokumentami online formalności są łatwiejsze i odbywają się szybciej, bez konieczności udawania się do urzędu;
- zawsze ma się pewność, że dokumenty trafią do właściwej osoby w nienaruszonym stanie – skrzynka generuje również ważne prawnie potwierdzenia wysyłki oraz odbioru;
- rozwiązanie jest dostępne nie tylko dla urzędów i firm, ale też osób prywatnych.
Jak działa Neon Connecto?
Neon Connecto to system informatyczny do zarządzania firmą, dostępny online. Z jego pomocą można m.in. przygotowywać, zatwierdzać i przekazywać dokumenty, a także planować i nadzorować postępy w projektach, kontrolować budżety, rozwijać kontakty z kontrahentami, tworzyć harmonogramy pracy i wspierać komunikację między różnymi działami firmy. Jest praktycznym rozwiązaniem, które wspiera pracowników w wykonywaniu codziennych zadań.
W platformie Neon Connecto znajduje się zakładka „e-Doręczenia”, która działa jak elektroniczna skrzynka. Dzięki temu można mieć dostęp do wszystkich danych i dokumentów w jednym miejscu, co znacznie usprawnia i ułatwia pracę.
Wysyłanie dokumentów listami poleconymi to przeżytek – to nie tylko mało wygodny, ale też potencjalnie ryzykowny sposób na przekazywanie ważnych pism. W związku z obowiązkiem korzystania z e-Doręczeń wybierz system, który od razu współpracuje z tą usługą. Umów się na spotkanie, na którym poznasz funkcje Neon Connecto oraz uzyskasz odpowiedzi na wszystkie pytania. Możesz również poprosić nas o wersję demonstracyjną systemu. Zadzwoń 32 263 00 00 lub odwiedź stronę neonconnecto.pl