Zarządzanie dokumentami w małej firmie

W dobie powszechnej cyfryzacji tradycyjne metody tworzenia, przekazywania i archiwizowania dokumentów już rzadko kiedy znajdują zastosowanie. Z tego względu coraz większym powodzeniem cieszą się specjalne systemy IT, które pomagają lepiej zapanować nad przepływem danych. Są wykorzystywane nie tylko przez duże korporacje, ale też mniejsze przedsiębiorstwa – w obu przypadkach na co dzień obcuje się z rozbudowaną „papierkologią”. Radzimy, jak zarządzać dokumentacja w małej firmie!

Zarządzanie dokumentami w małej firmie wbrew pozorom wcale nie jest łatwiejsze niż w przypadku dużego przedsiębiorstwa. W zasadzie każdy proces biznesowy wiąże się z koniecznością stworzenia przynajmniej jednego pisma. Samo prowadzenie działalności, utrzymywanie pracowników oraz inne podstawowe obowiązki również są obwarowane licznymi formalnościami. Do tego wszystkie dokumenty trzeba oczywiście gromadzić i odpowiednio archiwizować. Jeśli się tego nie dopilnuje, nie tylko można doprowadzić do chaosu, ale też wielu innych problemów, a nawet konsekwencji prawnych.

Współcześnie stopniowo odchodzi się już od tradycyjnych, papierowych formuł, ponieważ są niewygodne, mało bezpieczne, a także nieekologiczne. Najlepszym rozwiązaniem jest powszechnie stosowany elektroniczny obieg dokumentów. Digitalizacja polega na skanowaniu papierowych umów, faktur, rachunków itp. Wiąże się również z wymogiem tworzenia wyłącznie elektronicznych wersji pism. To ogromne ułatwienie, które stanowi niezastąpione wsparcie w zarządzaniu dokumentami w małej firmie – pomaga zaoszczędzić sporo czasu, a także pieniędzy. Trzeba jednak pamiętać, że pliki cyfrowe również muszą być odpowiednio uporządkowane i zabezpieczone, tak by dało się z nich swobodnie korzystać.

Jak zarządzać dokumentacją w małej firmie?

Chociaż już od wielu lat prowadzi się dyskusje na temat wszechobecnej digitalizacji procesów biznesowych, sporo przedsiębiorców nadal nie ma pojęcia, jak zarządzać dokumentacją w małej firmie. Kwestia ta jest jednak niezwykle ważna, dlatego absolutnie nie powinno się jej bagatelizować.

Przechowywanie papierowych dokumentów na półkach, a cyfrowych w folderach na firmowym PC i/lub dysku chmurowym, to przepis na kłopoty. Kiedy szybko trzeba znaleźć konkretną fakturę albo jakieś ważne dane, ręczne przeszukiwanie segregatorów czy folderów to prawdziwa udręka. Co więcej, w ten sposób można łatwo coś zgubić, albo przypadkiem zniszczyć/skasować. To z kolei prowadzi do opóźnień, pomyłek oraz innych problemów.

O wiele lepszym sposobem na zarządzanie dokumentacją w małej firmie jest stworzenie elektronicznej bazy danych, korzystając ze specjalnego systemu. Profesjonalne oprogramowanie pomaga gromadzić wszystkie pisma (w tym też digitalizować papierowe dokumenty), a następnie je odpowiednio porządkuje i zabezpiecza. Dzięki temu po wpisaniu tagu lub słowa kluczowego błyskawicznie można odnaleźć potrzebne informacje.

Co więcej, system daje też łatwy dostęp uprawnionym pracownikom do wybranych dokumentów. Nie muszą prosić o nie osobiście czy w mailach – wystarczy kilka kliknięć. Rozwiązanie to jest też niezwykle praktyczne w przypadku osób pracujących w terenie albo zdalnie, w domu lub na wyjazdach służbowych. Z oprogramowania można korzystać za pomocą dowolnego komputera czy laptopa, ale jest też dostępne na urządzeniach mobilnych.

Świetnym udogodnieniem jest również automatyzacja procesu tworzenia prostych dokumentów, np. faktur. W ten sposób pracownicy mogą zaoszczędzić sporo czasu i sił, by z większym zaangażowaniem zająć się innymi, ważniejszymi obowiązkami. Przy okazji ograniczają ryzyko ewentualnej pomyłki, ponieważ np. dane klienta są pobierane z bazy.

Zalety systemu obiegu dokumentu w małym przedsiębiorstwie

Liczne zalety systemu obiegu dokumentu w małym przedsiębiorstwie sprawiają, że trudno znaleźć firmę, która nie korzystałaby z takiego narzędzia. Stosowanie go zapewnia bowiem m.in.:

idealny porządek w dokumentacji,
mniej błędów w księgowości,
szybki i łatwy dostęp do potrzebnych danych,
pełną kontrolę nad firmową dokumentacją,
krótszy czas przygotowywania i procesowania dokumentów,
ochronę przez utratą oraz wyciekiem danych,
zmniejszenie kosztów archiwizacji,
oszczędność miejsca w siedzibie firmy.

Wdrażając takie oprogramowanie można rozszerzyć jego funkcjonalność o inne moduły, dodatkowo implementując np. system CRM (przeznaczony do zarządzania relacjami z klientami). Do wielu zalet systemu obiegu dokumentu w małym przedsiębiorstwie można więc dodać wszystkie korzyści, jakie niesie stosowanie w praktyce innych, profesjonalnych programów i aplikacji biznesowych.

Ciekawym urozmaiceniem jest też np. moduł Bussines Intelligence, który zbiera dane z dokumentów oraz na bieżąco je analizuje. Na ich podstawie tworzy raporty w formie przejrzystych tabel, wykresów itp. Pozwalają monitorować sytuację w firmie, by móc wcześniej wykrywać ewentualne nieprawidłowości lub nieodkryty potencjał na rozwój. Takie zestawienia mogą również stanowić solidną podstawę dla przyszłych strategicznych decyzji biznesowych.

Gdzie szukać specjalistów od systemu zarządzania dokumentacją?

Nie wiesz, gdzie szukać specjalistów od systemu do zarządzania dokumentacją? Jesteś w dobrym miejscu. Proponujemy nowoczesne, personalizowane rozwiązanie, które można idealnie przystosować do specyfiki reprezentowanej branży. Oferowana przez nas Platforma Connecto składa się z idealnie skomponowanych ze sobą modułów, które pomagają nie tylko zadbać o odpowiednią archiwizację dokumentów, ale też usprawniają komunikację wewnętrzną i zewnętrzną, wspierają proces budowania relacji z klientami, są niezwykle przydatne w kierowaniu zespołem itp.

Chcesz najpierw przekonać się, jak w ogóle działa nasz system do zarządzania dokumentacją? Umów się z nami na spotkanie – zdalne lub w wybranym miejscu, np. w siedzibie Twojej firmy. Przygotujemy specjalną prezentację, na której przedstawimy oraz dokładnie omówimy wszystkie funkcje platformy i odpowiemy na ewentualne pytania. Udział w spotkaniu jest całkowicie darmowy. Zadzwoń na numer 32 263 00 00 lub wypełnij formularz w zakładce kontakt!