Obieg dokumentów księgowych

Prowadzenie działalności nieodłącznie wiąże się z koniecznością panowania nad setkami faktur, rachunków, not, dowodów i innych ważnych dokumentów. Należy nie tylko odpowiednio je archiwizować, ale też właściwie zabezpieczać oraz sprawnie udostępniać uprawnionym osobom. Jak najlepiej to robić? Wyjaśniamy na czym polega obieg dokumentów księgowych oraz jak go zorganizować!

Obieg dokumentów księgowych

Obieg dokumentów księgowych to wieloetapowa procedura, w ramach której najważniejsze pisma wpływają do przedsiębiorstwa albo są przez nie przygotowane, zostają zadekretowane, przekazane do odpowiednich podmiotów, a następnie zarchiwizowane oraz zabezpieczone. Kierownik każdej jednostki gospodarczej jest zobowiązany do odpowiedniego zorganizowania oraz nadzorowania tego procesu. Od tego w dużej mierze zależy m.in. tempo prac czy wizerunek firmy.

W wyniku obiegu dokumentów księgowych wszyscy uprawnieni pracownicy powinni na czas otrzymać dostęp do potrzebnych faktur, rachunków itp. Po zapoznaniu się z nimi, podpisaniu, modyfikacji czy wykonaniu innych koniecznych prac dokumenty zostają przekazane dalej lub zarchiwizowane.

Przy tym należy dbać o odpowiednią systematyzację i porządek, tak by w razie potrzeby bez problemu dało się odnaleźć konkretne pismo. Do tego dokumenty muszą być właściwie zabezpieczone – nie mogą zaginąć ani zostać przypadkiem ujawnione, zniszczone, uszkodzone czy zmanipulowane.

Przepływ dokumentów finansowo księgowych

Prawidłowy przepływ dokumentów finansowo księgowych jest niezwykle ważny dla poprawnego działania całego przedsiębiorstwa. Dzięki niemu dział księgowości, a także inni pracownicy mogą w należyty sposób wywiązywać się ze swoich obowiązków. Nadzorując ten proces chroni się też wyjątkowo cenne informacje o firmie i jej klientach.

Do profesjonalnego zorganizowania przepływu dokumentów finansowo księgowych niezbędne są dodatkowe, zaawansowane narzędzia IT. Ręczne, osobiste przekazywanie ważnych pism albo posługiwanie się skrzynką mailową i prostymi programami/aplikacjami (jak np. Google Docs) szybko przestaje wystarczać. Z tego względu najrozsądniej jest zainwestować w personalizowaną, nowoczesną Platformę Connecto.

Zalety systemu do obiegu dokumentów w księgowości

Liczne zalety systemu do obiegu dokumentów w księgowości sprawiają, że rozwiązanie to stało się w zasadzie powszechne. Nie tylko duże, ale też średnie i małe przedsiębiorstwa wdrażają takie platformy, ponieważ stanowią ogromne ułatwienie oraz pomagają im osiągnąć wymierne korzyści.

Do największych zalet systemu obiegu dokumentów w księgowości zaliczają się:

• intuicyjność – platforma jest prosta w obsłudze, dlatego wystarczy krótkie szkolenie, by wszyscy pracownicy nauczyli się swobodnie z niej korzystać. Dzięki temu można dość szybko ją wdrożyć;
• kompatybilność z innymi narzędziami – oprogramowanie bez problemu łączy się z innymi systemami, m.in. ERP (ang. Enterprise Resource Planning = Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa);
• efektywność – zautomatyzowany system jest o wiele wygodniejszym rozwiązaniem niż ręczne przekazywanie dokumentów, czy to w formie fizycznej, czy elektronicznej;
• szybkość – dzięki automatyzacji wielu formalności można odczuwalnie usprawnić rozmaite procedury związane z procesowaniem dokumentów, oszczędzając sporo czasu;
• oszczędność papieru – korzystając z platformy nie trzeba niepotrzebnie przygotowywać fizycznych kopii, co pozwala zaoszczędzić na materiałach biurowych. To nie tylko opłacalne i wygodne, ale też ekologiczne;
• dokładność – zaawansowany system pozwala znacznie zmniejszyć ryzyko pomyłek i błędów, ponieważ ogranicza znaczenie czynnika ludzkiego;
• dostępność – z platformy można korzystać na komputerze, a także na urządzeniach mobilnych. Pozwala łatwo, szybko uzyskać wgląd w niezbędne dokumenty niezależnie od tego, gdzie akurat się przebywa;
• bezpieczeństwo – system pozwala na bieżąco kontrolować, kto wyświetlił dokument, komu został przekazany oraz na jakim etapie się znajduje. Przy tym chroni wszystkie dane przed utratą, modyfikacją czy wyciekiem;
• rentowność – inwestycja w takie narzędzie IT jest niezwykle opłacalna, ponieważ pozwala sporo zaoszczędzić, a także pomaga generować większe zyski.

System obiegu dokumentów w księgowości skutecznie przyczynia się do dynamicznego rozwoju przedsiębiorstwa oraz pomaga lepiej wykorzystać potencjał pracowników. Ma pozytywny wpływ na codzienną organizację pracy, a także przyczynia się do generowania oszczędności i wymiernych zysków. Dzięki niemu można też dbać o dobry wizerunek firmy, wywiązując się z zobowiązań w terminie, bez żadnych utrudnień.

Chcesz wdrożyć obieg dokumentów księgowych w swoim przedsiębiorstwie? Umów się na prezentację, na której poznasz wszystkie funkcje systemu. Zadzwoń na numer 32 263 00 00 lub wypełnij formularz w zakładce kontakt!