Oprogramowanie dla biznesu – jakie będzie odpowiednie?

Współcześnie nawet w niewielkich przedsiębiorstwach na co dzień korzysta się z rozmaitych programów i narzędzi informatycznych. Doraźne rozwiązania szybko przestają wystarczać, dlatego z reguły ostatecznie konieczne jest wdrożenie profesjonalnych systemów do zarządzania, komunikacji, analityki itp. Na rynku dostępnych jest wiele opcji, dlatego można mieć dylemat, na jaki wariant się zdecydować. Podpowiadamy, jak wybrać najlepsze oprogramowanie dla biznesu!

Oprogramowanie dla biznesu

Oprogramowanie dla biznesu to zazwyczaj rozbudowana platforma, której podstawę stanowi system CRM (ang. Customer Relationship Management = zarządzanie relacjami z klientem). Dzięki niej można bardziej świadomie prowadzić komunikację z kontrahentami, uważnie nadzorując wszystkie etapy współpracy/realizacji. Do tego ułatwia wykonywanie codziennych obowiązków, związanych z danym projektem/zadaniem. W ten sposób da się wyraźnie podnieść jakość oferowanych usług czy produktów, a przy okazji tworzy się cenne relacje biznesowe z partnerami czy stałymi klientami.

W skład oprogramowania dla biznesu poza modułem CRM mogą wchodzić jeszcze inne systemy, takie jak np.:

• DMS (ang. Document Management System) – umożliwia łatwą, szybką i bezpieczną archiwizację oraz wymianę danych. Pomaga zdigitalizować oraz uporządkować najważniejsze dokumenty w firmie, tak by osoby uprawnione miały do nich wygodny dostęp. Chroni cenne informacje, a także pomaga zaoszczędzić miejsce potrzebne na przechowywanie segregatorów i teczek oraz zmniejsza zużycie papieru;
• ERP (ang. Enterprise Resource Planning) – pozwala kompleksowo zarządzać zasobami przedsiębiorstwa, czyli m.in. budżetem, pracownikami, flotą, produktami itp. Ułatwia przekazywanie najważniejszych danych, integrując wszystkie obszary w firmie (m.in. księgowość, sprzedaż, administrację, kadry, magazyn i marketing). Do tego automatyzuje wiele formalności, np. przygotowywanie sprawozdań;
• BI (ang. Business Intelligence) – przez cały czas gromadzi dane o firmie, a następnie regularnie (lub na żądanie) przygotowuje szczegółowe, przejrzyste raporty. Na podstawie tak wykonanej analityki biznesowej można lepiej podejmować ważne decyzje, z wyprzedzeniem wykrywając potencjalne zagrożenia oraz szanse na rozwój.

System IT w przedsiębiorstwie i jego zalety

Omawiając system IT w przedsiębiorstwie i jego zalety warto skupić się na korzyściach, jakie przynosi takie rozwiązanie. Przede wszystkim wdrożenie oprogramowania w firmie to prawdziwa rewolucja, która może zupełnie zmienić sposób organizacji pracy oraz relacje z pracownikami i kontrahentami. Narzędzia wchodzące w skład systemu są bowiem obsługiwane nie tylko przez zarząd czy pracowników biurowych – ponieważ są dostępne także na urządzeniach mobilnych, mogą być wykorzystywane przez osoby pracujące zdalnie (z domu lub w innym oddziale) lub w „terenie”, czyli np. w delegacji, na spotkaniu z klientem, w magazynie czy w trasie.

W praktyce system staje się codziennym narzędziem dla kadry managerskiej, a także przedstawicieli działów m.in. księgowości, administracji, kadr, sprzedaży, marketingu, logistyki czy Obsługi Klienta. Jest jedną, połączoną bazą danych, która daje łatwy dostęp do najważniejszych informacji oraz przyspiesza komunikację zewnętrzną i wewnętrzną. Do tego daje dostęp do wielu praktycznych narzędzi, które pomagają np. stworzyć dokument i przekazać go odpowiedniej osobie, skontrolować stan magazynu czy sprawdzić postępy prac.

Wróćmy jednak do samego systemu IT w przedsiębiorstwie i jego zalet. Jego stosowanie pozwala m.in.:

• przyspieszyć wiele procesów biznesowych i zautomatyzować formalności,
• uważnie nadzorować wszystkie projekty, realizacje itp.,
• maksymalnie wykorzystać potencjał pracowników oraz posiadanych zasobów,
• lepiej zorganizować pracę zdalną i home office,
• ograniczyć do minimum ryzyko pomyłek, opóźnień, nieporozumień, braków itp.,
• wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów,
• usprawnić komunikację i wymianę danych,
• budować trwalsze relacje z klientami oraz partnerami biznesowymi,
• na bieżąco monitorować sytuację w filmie.

W efekcie po wdrożeniu systemu IT w przedsiębiorstwie można z czasem zauważyć, że wyraźnie przyczynia się do zwiększenia zysków oraz poprawy wizerunku firmy. Takie wsparcie stanowi również podstawę dla rozwoju działalności.

Oprogramowanie dla firmy – na co zwrócić uwagę?

Jeśli chce się zainwestować w oprogramowanie dla firmy, trzeba przede wszystkim zwrócić uwagę na to, by jak najlepiej odpowiadało na konkretne potrzeby. Powinno być przystosowane do specyfiki danej branży oraz indywidualnych wymogów firmy. Z tego względu rozsądniej jest zdecydować się na personalizowane rozwiązanie niż gotowy system.

Przy wyborze oprogramowania dla firmy należy skupić się na kilku głównych kwestiach, takich jak np.:

• intuicyjność interfejsu i poziom trudności obsługi – system powinien być przystępny dla wszystkich użytkowników,
• dostępność – zdecydowanie praktyczniejsze są platformy online (dostosowane także do urządzeń mobilnych) niż programy, które można zainstalować tylko na określonej liczbie komputerów,
• kompatybilność z innymi programami i aplikacjami – wdrożenie profesjonalnego systemu nie oznacza, że zrezygnuje się ze wszystkich dotychczas wykorzystywanych narzędzi IT, dlatego oprogramowanie musi być w stanie z nimi współpracować,
• czas wdrożenia – najlepiej, gdy system da się stosunkowo sprawnie zaimplementować w firmie, by cały proces nie stanowił zbytniego utrudnienia,
• cena – oczywiście ogromne znaczenie ma to, ile kosztuje samo oprogramowanie, ale też to, za co właściwie się płaci. System powinien więc być elastyczny i skalowalny, tak by zawsze był w pełni użyteczny.

Rozwiązania IT – gdzie szukać specjalistów?

Interesują Cię profesjonalne rozwiązania IT dla biznesu? Zdecyduj się na jeden z najlepszych produktów na rynku, który pozwoli Ci rozwinąć Twoją działalność. Platforma Connecto (dawny system Connecto DMS) to personalizowany system składający się z modułów, dających dostęp do wielu przydatnych funkcjonalności.

Chcesz się przekonać, jak takie rozwiązanie IT sprawdza się w praktyce? Umów się z nami na spotkanie, a dokładnie Ci o nim opowiemy, odpowiemy na wszystkie pytania oraz rozwiejemy ewentualne wątpliwości. Prezentacja może odbyć się w wybranym miejscu lub zdalnie. Jest całkowicie darmowa i nie wiąże się z koniecznością zakupu. Zadzwoń na numer 32 263 00 00 lub wypełnij formularz w zakładce kontakt!