Oprogramowanie dla kultury
Platforma Connecto umożliwia instytucjom z sektora kultury sprawne zarządzanie realizowanym portfelem projektów, niezależnie od ich ilości czy skali. System pozwala na prawidłowy obieg dokumentów i informacji oraz zwinne prowadzenie nie tylko projektów, ale i relacji z widzami czy podwykonawcami. Dzięki modułowi BI dyrektorzy na bieżąco monitorują przepływy finansowe.
Poznaj możliwości oprogramowania dla sektora kultury
Instytucja kultury bez systemu Platforma Connecto
- Pisma przychodzące i wychodzące rejestrowane są ręcznie przez sekretariat instytucji w Dzienniku Pism Przychodzących oraz Dzienniku Pism Wychodzących, a każda osoba akceptująca dany dokument robi sobie jego kopię.
- Dokumenty krążą po instytucji w wielu kopiach, każdy z działów posiada odrębną dokumentację projektową, bardzo często procesy są dublowane, ponieważ podobna praca dotycząca opisywania i przyporządkowywania dokumentów wykonywna jest w każdym dziale.
- Każdy z działów pracuje na swojej części budżetu, wg przyjętych standardów. Księgowość kontroluje budżet poprzez procedurę zapotrzebowań / rozliczenia faktur kosztowych, nie posiada jednak wglądu od ręki w stan finansowy realizowanego projektu
- Każdy pracownik prowadzi jednocześnie kilka projektów w danym obszarze specjalizacji. Samodzielnie czuwa nad ich realizacją.
- Techniką zarządzania projektami jest praktyka oraz procedury własne, wydawane w formie zarządzeń dyrektora
Instytucja kultury z systemem Platforma Connecto
- Wszystkie pisma poruszają się po instytucji w wersji cyfrowej, zgodnie z ustalonymi obiegami, co pozwala nie tylko na akceptację pism w trybie zdalnym, ale i na pełną ich archiwizację.
- Dokumenty wiązane są z realizowanymi projektami, a ich poprawny, elektroniczny obieg i etapy akceptacji są monitorowane na każdym odcinku ustalonej ścieżki workflow
- Każdy z działów pracuje na swojej części budżetu, ale księgowość i osoby uprawnione mają bieżący wgląd w budżet i na bieżąco kontrolują poziom wydatkowania
- System pomaga każdemu z pracowników kontrolować realizowane równocześnie projekty i tak zarządzać zadaniami, by optymalnie wykorzystać zasoby i nie dublować pracy, która została już wykonana przez kogoś z zespołu.
- Praktyczne aspekty zarządzania oraz ustalone procedury zostają ujęte w systemie informatycznym, który staje się techniką zarządzania opartą na przyjętej i określonej metodyce, co daje większą kontrolę nad procesem realizacji projektów
Oprogramowanie dla sektora kreatywnego podzielone na moduły
Obieg dokumentów
W ramach obsługi księgi kancelaryjnej każdy dokument jest rejestrowany w postaci elektronicznej, a następnie przekształcany do dedykowanego typu i przekazywany w obieg zgodnie z odpowiednio zaprojektowanym schematem.
Każde pismo wychodzące rejestrowane jest w pierwszej kolejności przez właściwą osobę, dzięki temu w każdym momencie można śledzić przepływ informacji opuszczających instytucję. Wszystkie dokumenty są dostępne z dowolnego miejsca, a także archiwizowane. Ten istotny element pozwala na płynne funkcjonowanie także w warunkach lockdownu.
Projekty i rozliczanie budżetu
Funkcjonalność Platformy Connecto pozwala na utworzenie każdego wydarzenia kulturalnego w postaci projektu. Każdy projekt posiada możliwość stworzenia ściśle określonego, dedykowanego budżetu. Budżet posiada pozycje, które można rozliczać zarejestrowaną elektronicznie fakturą kosztową.
Faktura kosztowa po zarejestrowaniu w systemie jest przekazywana obiegiem elektronicznym do właściwych osób, a te rozliczają pozycje faktury z właściwymi pozycjami budżetu. Pozwala to na pełną kontrolę realizacji budżetu i chroni przed nieplanowanymi przekroczeniami.
Kalendarz
To podstawa planowania pracy w sezonie artystycznym. Bez możliwości rejestracji planowanych wydarzeń w systemie nie ma możliwości odpowiedniego zarządzania pracą.
Dlatego każde spotkanie robocze, a nawet czynność wykonywana przez pracownika w związku z organizacją danego wydarzenia jest z nim skojarzona na poziomie kalendarza. Pozwala to na odpowiedni przepływ informacji pomiędzy zespołami realizującymi dany event.
CRM, mailing i ankiety
Istotnym elementem modułu CRM z punktu widzenia odbiorcy wydarzeń kulturalnych jest funkcjonalność mailingu. Po rejestracji w systemie danego wydarzenia jest do niego przypisywana lista potencjalnych gości – system generuje mailing masowy z zaproszeniami oraz rekomendacjami organizowanych wydarzeń.
Dla danego eventu tworzony jest szablon ankiet, a następnie w postaci interaktywnego formularza system udostępnia ankietę ewaluacyjną gościom wydarzenia, którzy zakupili bilet online. CRM pozwala także na kompleksowe zarządzanie relacjami z widzami, a także z klientami biznesowymi czy grupami zorganizowanymi.
Business Intelligence
Analizy finansowe wykonywane na bieżąco niezbędne są w pracy instytucji kultury ze względu na obowiązek stosowania Pzp (ustawy Prawo zamówień publicznych). Dzięki rzeczywistemu wglądowi w poziom wydatkowania poszczególnych rodzajów kosztów łatwiej jest zarządzać finansami, przygotowywać i organizować przetargi a także realizować zamówienia do których nie stosuje się ustawy Pzp, tj. zgodne z wewnętrznymi progami stosowania ustanowionymi przez regulamin.
Analizy wspomagają proces decyzyjny i pozwalają na wczesną identyfikację problemów i ryzyka zarządczych – tak na poziomie budżetu ogólnego, jak i budżetów zadaniowych (projektowych).
Zarządzanie operacyjne cz.1
Platforma Connecto jest systemem do zarządzania na możliwie wielu poziomach – pozwala planować program i nowe wydarzenia w ofercie kulturalnej, pomaga zarządzać ludźmi i zasobami materialnymi i niematerialnymi, prowadzić projekty i realizować procesy zw. z reklamą, marketingiem i promocją, bezpieczeństwem informacji i procesami kontrolnymi, ewaluacją, audytami.
Porządkuje sposób zarządzania relacjami z odbiorcami wydarzeń kulturalnych oraz interesariuszami (współpracą z innymi jednostkami, sponsorami, mediami etc). A ze względu na rozbudowaną analitykę pomaga zarządzać zmianą i ryzykiem. Platforma Connecto jest narzędziem, które pozwala na bieżące monitorowanie wykonywania zadań, przepływ informacji, współdzielenie wiedzy (pliki, kalendarze, materiały robocze i merytoryczne).
Zarządzanie operacyjne cz.2
Platforma Connecto pomaga w codziennej pracy instytucji. Ułatwia zarządzanie delegacjami, wyjazdami służbowymi i zastępstwami. W niej prowadzony jest rejestr udzielonych zamówień, co ułatwia przygotowanie sprawozdań z Pzp i umożliwia prognozowania przetargów na rok przyszły. Zawiera rejestr umów obowiązujących oraz wygasłych, a system automatycznie przypomina o końcu obowiązywania danej umowy.
Ważny jest także prowadzony w systemie rejestr wszystkich obowiązujących regulacji wewnętrznych – każde nowe zarządzenie jest automatycznie wysyłane do wszystkich pracowników. Platforma Connecto umożliwia płynne zarządzanie dokumentacją danego projektu ze względu na sieciowe powiązanie wszystkich związanym z nich realizacją dokumentów księgowych, promocyjnych, produkcyjnych, realizacyjno-technicznych oraz eksploatacyjnych.
Systemy ERP dla instytucji kultury
Określona polityka rachunkowości wprowadza szczegółowe zasady jej prowadzenia dla rzetelnego obrazu sytuacji majątkowej i finansowej instytucji, co ułatwia wykorzystywanie na co dzień narzędzi informatycznych w postaci systemów klasy ERP. Platforma Connecto może integrować się z dowolnym systemem ERP i jeszcze bardziej ułatwiać zarządzanie.
W ramach Platformy Connecto, zgodnie z przyjętym workflow, ustalony zostaje bowiem sposób postępowania z dokumentami księgowymi, ich ewidencjonowanie i obieg, a także sposób przechowywania, kontroli i ochrony. Platforma uwzględnia również przyjęty Plan Finansowy na dany rok – określa w perspektywie planowane dochody oraz szacowane wydatki instytucji.
Jesteś zainteresowany oprogramowaniem dla kultury? Wypełnij poniższy formularz, a nasi specjaliści skontaktują się z Tobą najszybciej, jak to możliwe, także w sprawie pomocy w przygotowaniu wniosku na inwestycje do MKiDN.