Przykłady obiegu dokumentów w księgowości
W przedsiębiorstwach każdego dnia przez różne ręce przewijają się setki umów, faktur, rachunków i innych dokumentów. Specjalne narzędzia IT pomagają zapanować nad tak ogromną ilością informacji. Dzięki nim można usprawnić wiele procesów, przy okazji minimalizując ryzyko pomyłek. Wyjaśniamy, jak to wygląda w praktyce – przedstawiamy przykłady obiegu dokumentów w księgowości!
Spis treści
Obieg dokumentów w księgowości – jak działa?
Elektroniczny obieg dokumentów w księgowości znacznie usprawnia i ułatwia dopełnianie rozmaitych formalności. System tworzy operacyjne i funkcjonalne środowisko, w którym bezpiecznie można przekazywać najważniejsze dokumenty. Jak to działa? Poniżej opisujemy jeden z procesów na trzech przykładach.
- Przykład 1: Przesyłanie skanów faktur zakupu do biura rachunkowego.
Klient wysyła fakturę zakupu na wskazany adres email w formie skanu (w załączniku). Opisuje, do jakiej pozycji budżetowej przyporządkowana jest faktura. Księgowa księguje fakturę.
- Przykład 2: Klient sam wprowadza fakturę zakupu i dołącza skany dokumentów
Klient zgodnie z instrukcją wprowadza faktury zakupu do specjalnego oprogramowania oraz dołącza skan dokumentu. Księgowa sprawdza wszystkie księgowania i zamyka dziennik.
- Przykład 3: Klient sam wprowadza do programu zamówienia zakupu lub potwierdzenia wykonania usług przez dostawców, a także przesyła skany faktur zakupu
Klient wprowadza zamówienie zakupu lub potwierdzenie wykonania usługi do programu zgodnie z instrukcją.
Klient wysyła fakturę zakupu na podany adres email w załączniku oraz ją opisuje.
Zalety systemu do obiegu dokumentów w księgowości
Profesjonalny system finansowo-księgowy zwiększa efektywność pracy z dokumentami. Jest narzędziem, które ułatwia codzienną pracę nie tylko pracownikom księgowości – wspiera także przedstawicieli innych działów oraz klientów. Stosowanie narzędzi IT stanowi niezastąpione wsparcie przy dopełnianiu skomplikowanych, a często też powtarzalnych formalności.
Największe zalety systemu do obiegu dokumentów w księgowości to:
- usprawnienie procedur przepływu informacji w firmie,
- zapobieganie konieczności powielania dokumentacji,
- pomoc w szybkim zlokalizowaniu potrzebnych dokumentów,
- kontrola tego, kto miał dostęp do danego dokumentu,
- ograniczenie ryzyka pomyłek, błędów czy utraty danych,
- automatyzacja niektórych formalności.
Zaawansowany system posiada wiele przydatnych funkcji, ale jest przy tym prosty w obsłudze. Intuicyjny interfejs sprawia, że wystarczy kilka kliknięć, by załatwić podstawowe sprawy. Wdrożenie nowego rozwiązania zajmuje stosunkowo mało czasu, ponieważ pracownicy błyskawicznie opanują jego obsługę. Dzięki temu cała firma działa szybciej i lepiej, przez co może osiągać lepsze wyniki finansowe.
Dlaczego warto wybrać system do obiegu dokumentów księgowych?
Przedsiębiorcy często nie do końca zdają sobie sprawę z tego, dlaczego warto wybrać system do obiegu dokumentów księgowych. Nadal powszechne jest przekonanie, że wystarczy korzystać z podstawowego oprogramowania do księgowości. W praktyce takie rozwiązanie jest pomocne tylko w niewielkim stopniu. Lepiej zdecydować się na narzędzie, które wspiera wszystkie osoby biorące udział w procesach związanych z przekazywaniem takich dokumentów.
W doborze systemu do obiegu dokumentów księgowych warto zdać się na ekspertów. Nie tylko doradzą, która opcja będzie najlepsza, ale też zajmą się procesem wdrożenia nowego narzędzia w firmie. W ten sposób masz pewność, że wszystko odbędzie się bez niepotrzebnych utrudnień.