Tradycyjny czy elektroniczny? Jaki obieg dokumentów w firmie wybrać?

Dobra organizacja dokumentacji jest jednym z najważniejszych elementów zarządzania przedsiębiorstwem. Wszystkie najważniejsze umowy, faktury, rachunki i inne pisma powinny być odpowiednio przechowywane. Dawniej w tym celu wykorzystywano teczki i segregatory. Współcześnie coraz powszechniejsza jest jednak digitalizacja. Na którą opcję warto się zdecydować? Omawiamy oba warianty i podpowiadamy, jaki obiekt dokumentów w firmie wybrać!

Tradycyjny a elektroniczny obieg dokumentów

Zacznijmy od porównania tego, jak mają się do siebie tradycyjny a elektroniczny obieg dokumentów. Dotychczas w przedsiębiorstwach stosowano analogowe rozwiązania, czyli segregatory i teczki równo układane w szafach, na regałach itp. Rozwiązanie to z wielu względów jest mało praktyczne. Papierowe dokumenty zajmują sporo miejsca, dlatego trzeba zagospodarować dla nich wystarczająco dużą fizyczną przestrzeń, którą powinno się jeszcze wyposażyć i odpowiednio zabezpieczyć (trzeba zadbać m.in. o odpowiednią wilgotność powietrza oraz system antypożarowy i antywłamaniowy).

Samo tworzenie, ale też utrzymanie archiwum jest kosztowne, a także czasochłonne i pracochłonne. Przy tym nawet jeśli dba się o idealny porządek, proces znalezienia potrzebnego dokumentu i tak zazwyczaj trwa dość długo. Wtedy niepotrzebnie angażuje się pracowników, którzy mogliby zajmować się ważniejszymi zadaniami.

Trzeba też pamiętać o tym, że papierowe dokumenty są szczególnie narażone na zniszczenie, zgubienie lub kradzież. Wyciek poufnych, wrażliwych danych może mieć wyjątkowo przykre skutki dla całego przedsiębiorstwa. Po czasie trudniej jest też dociec, kto ostatni miał dostęp do danego pisma. Nawet drobny błąd to duże ryzyko strat finansowych i/lub wizerunkowych.

Elektroniczny obieg dokumentów to odpowiedź na wiele wyżej opisanych problemów. Stanowi ogromne usprawnienie i ułatwienie. Dzięki niemu firma może funkcjonować szybciej i bezpieczniej. Ogranicza wydatki, a także skutecznie chroni archiwizowane dane.

Zalety wdrożenia obiegu dokumentów w firmie

Liczne zalety wdrożenia obiegu dokumentów w firmie sprawiają, że specjalne systemy IT typu  DMS (ang. Document Management System) cieszą się coraz większym powodzeniem. Współcześnie większość firm ze względów praktycznych, a także ekologicznych ogranicza zużycie papieru. Cyfrowe pliki da się też w kilka chwil przesłać do współpracowników czy kontrahentów, niezależnie od tego, gdzie się znajdują. W ostatnich latach w związku z pandemią większość przedsiębiorstw musiała przestawić się na pracę w trybie zdalnym, co tylko dodatkowo napędziło trend powszechnej cyfryzacji i digitalizacji.

Co jeszcze można zaliczyć do zalet wdrożenia obiegu dokumentów w firmie? Ogromne znaczenie ma m.in.:

• archiwizacja dokumentów – wszystkie pisma są ujednolicone, uporządkowane i łatwo dostępne. W kilka sekund da się wyszukać potrzebną umowę czy fakturę, nawet gdy nie zna się jej numeru – można posiłkować się kategoriami, tagami, słowami kluczowymi itp.;
• pełna kontrola nad obiegiem dokumentów – system pozwala sprawdzić, kto ostatnio miał dostęp do pliku, a także co z nim robił (np. weryfikował, zatwierdzał, modyfikował);
• generowanie dokumentów – narzędzia automatyzują tworzenie podstawowych umów, faktur itp.;
• możliwość nadawania uprawnień – jedynie upoważnieni pracownicy mają dostęp do konkretnych danych. Dzięki temu ma się pewność, że nie trafią w niepowołane ręce;
• akceptacja faktur i innych dokumentów – wszystkie faktury zakupowe i kosztowe mogą zostać automatycznie przeprocesowane, zanim jeszcze zostaną opłacone czy odesłane do księgowości. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku m.in. kart pracy, protokołów, umów itp.;
• składanie zamówień – automatyzacja rejestracji zamówień usprawnia obsługę klientów, odciążając pracowników oraz przyspieszając cały proces zakupowy;
• zapytania do podwykonawców – funkcja daje pełną kontrolę nad informacjami związanymi z m.in. cenami czy terminami. W ten sposób eliminuje się potencjalne pomyłki czy błędy;
• wnioski urlopowe i inne formalności – kontakt z działem kadr jest znacznie usprawniony i ułatwiony. Nie trzeba wypisywać, a następnie ręcznie przekazywać specjalnych dokumentów, ponieważ wystarczy kilka kliknięć, by przekazać wniosek, rozliczenie itp.

Niewątpliwie największą zaletą wdrożenia obiegu dokumentów w firmie jest jednak oszczędność – papieru, pieniędzy i czasu. System ten jest zdecydowanie bardziej ekologiczny, opłacalny oraz wygodny dla wszystkich osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie. Inwestycja w takie rozwiązanie szybko się zwraca, a także przyczynia się do generowania większych zysków. Lepiej zorganizowana firma ma większe szanse na to, by rozwijać się, osiągnąć sukces i zrealizować swoje cele biznesowe.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu obiegu do dokumentów?

Przedsiębiorcy często nie wiedzą, na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu obiegu do dokumentów. Kierują się funkcjami i przede wszystkim ceną, myśląc, że programy tego typu raczej powinny działać podobnie. To duży błąd. Każda firma ma swoją własną specyfikę, związaną nie tylko z jej wielkością czy branżą, ale też wieloma innymi czynnikami. Najrozsądniej jest wybrać propozycję dostosowaną do konkretnych potrzeb.

Platforma Connecto stanowi połączenie kilku modułów niezwykle przydatnych narzędzi IT, w tym też dedykowanych do obiegu dokumentów. Personalizujemy ją zgodnie z oczekiwaniami naszego Klienta, tak by mógł w pełni wykorzystać jej potencjał. Chcesz poznać wszystkie funkcjonalności? Umów się z nami na spotkanie. Prezentacja odbędzie się zdalnie lub w wybranym przez Ciebie miejscu. Udział w niej jest całkowicie darmowy oraz nie zobowiązuje do zakupu. Zadzwoń na numer 32 263 00 00 lub wypełnij formularz w zakładce kontakt!